Hilfe & Kontakt
Hilfe & Kontakt in Focus Family
In der App, in der Desktop-Anwendung und im Admin-Panel gibt es den Bereich „Hilfe & Kontakt“. Darüber lassen sich Meldungen direkt an Software Notion senden – ohne E-Mail-Programm und ohne zusätzliches Konto.
Vier Arten von Meldungen
- Sicherheitsmeldung – Für vermutete Sicherheitslücken und Schwachstellen. Sicherheitsmeldungen gehen an ein eigenes Postfach und werden vorrangig bearbeitet.
- Fehlerbericht – Für Fehler, Abstürze und unerwartetes Verhalten.
- Funktionswunsch – Für Ideen und Wünsche zur Weiterentwicklung.
- Allgemeiner Kontakt – Für Fragen und alle anderen Anliegen.
Es werden keine App-Daten übertragen
Eine Meldung enthält niemals Daten aus der App: keine Fälle, keine Termine, keine Aufgaben, keine Dokumente, keine Notizen und keine Kontakte.
Deshalb muss die Meldung selbst so genau sein, dass sich ein Fehler nachvollziehen oder ein Wunsch bewerten lässt. Bitte angeben: welche Schritte zum Problem geführt haben, auf welchem Bildschirm bzw. in welchem Bereich es auftritt, was erwartet wurde und was tatsächlich passiert ist. Namen, Fallinhalte und andere Angaben zu betreuten Personen gehören nicht in die Meldung.
Prüfung auf dem Gerät vor dem Senden
Der Text der Meldung wird auf dem Gerät zusammengestellt und dort mit den Namen abgeglichen, die in der lokalen Datenbank gespeichert sind. Enthält der Text einen dieser Namen, lässt sich die Meldung erst senden, wenn er entfernt ist. Vor dem Senden wird die vollständige Meldung genau so angezeigt, wie sie übertragen wird, und kann noch korrigiert werden. Übertragen wird erst nach ausdrücklicher Bestätigung.
Welche Daten übertragen werden
Bei jeder Meldung
| Angabe | Erläuterung |
|---|---|
| Referenz | Kennung der Meldung, z. B. FF-BUG-20261020-101500-AB12. Sie erscheint in der Antwort und erleichtert Rückfragen. |
| Art der Meldung | Sicherheitsmeldung, Fehlerbericht, Funktionswunsch oder allgemeiner Kontakt. |
| E-Mail-Adresse für die Antwort | Die Adresse, an die die Antwort gehen soll. |
| Produkt | App, Desktop-Anwendung oder Admin-Panel. |
| Version und Build | Version und Build-Nummer der App bzw. des Admin-Panels. |
| Plattform und Betriebssystem | Zum Beispiel iOS, Android, Windows, macOS oder Linux, jeweils mit Versionsnummer. |
| Gerätemodell | Nur bei Meldungen aus den Apps. |
| Sprache der Oberfläche | Die eingestellte Sprache, z. B. Deutsch. |
| Lizenzart | Die verwendete Edition bzw. Lizenz. |
| Focus Family ID | Die pseudonyme Kennung, unter der die Installation bzw. das Admin-Panel bei Focus Family geführt wird. Sie dient der Zuordnung zur Lizenz. |
| Serverversion und Server-Instanzkennung | Nur wenn eine Verbindung zu einem Server der Organisation besteht. |
| Betreff und Text | Der selbst verfasste Betreff und Text der Meldung. |
Zusätzlich je Art der Meldung
Je nach Art der Meldung werden zusätzlich folgende Angaben abgefragt und übertragen:
| Art | Zusätzliche Angaben |
|---|---|
| Sicherheitsmeldung | Kategorie, Schweregrad und betroffene Komponente |
| Fehlerbericht | Beschreibung, Schritte zum Nachvollziehen und erwartetes Verhalten |
| Funktionswunsch | Wunsch bzw. Anwendungsfall und Nutzen |
| Allgemeiner Kontakt | Nachricht |
Inhalte aus Fällen, Terminen, Aufgaben, Dokumenten, Notizen und Kontakten werden in keinem Fall übertragen.
Empfänger und Zweck
Die Meldung wird an die Website von Software Notion übertragen, dort geprüft und als E-Mail weitergeleitet: Sicherheitsmeldungen an security@software-notion.de, alle anderen Meldungen an focusfamily@software-notion.de. Die Daten werden ausschließlich verwendet, um die Meldung zu bearbeiten und zu beantworten.
Rechtsgrundlage
Betrifft die Meldung einen Vertrag über Focus Family oder dessen Nutzung, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Im Übrigen beruht die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; das berechtigte Interesse besteht darin, Anfragen zu beantworten sowie Fehler und Sicherheitslücken zu beheben.
Übertragung und Schutz vor Missbrauch
Die Übertragung erfolgt verschlüsselt über HTTPS (TLS). Es werden keine Cookies gesetzt und keine Analyse- oder Tracking-Dienste eingesetzt. Zum Schutz vor Missbrauch ist die Zahl der Meldungen je IP-Adresse begrenzt (höchstens 5 in 10 Minuten und 20 pro Tag). Die IP-Adresse wird dafür nur flüchtig im Arbeitsspeicher verarbeitet und weder mit der Meldung gespeichert noch weitergeleitet. Wie bei jedem Aufruf der Website erscheint sie außerdem in den technischen Server-Protokollen, die nur kurzzeitig aufbewahrt werden.
Speicherdauer
Alle übermittelten Daten werden spätestens 30 Tage nach Eingang gelöscht, in der Regel bereits 10 Tage nach Abschluss der Bearbeitung.
Kontakt ohne App
Meldungen sind auch per E-Mail möglich: an focusfamily@software-notion.de, Sicherheitsmeldungen an security@software-notion.de.
Weitere Informationen, auch zu den Rechten nach der DSGVO, enthält die Datenschutzerklärung zur App.
Allgemeine Geschäftsbedingungen · Erstattungsrichtlinie · Datenschutzerklärung zur App · Endnutzer-Lizenzvertrag (EULA) · Hilfe & Kontakt