Für Fachkräfte in ambulanten sozialen Diensten
Public Early Access geplant für Oktober 2026FokusFamilie bringt Vorbereitung, Termin, Dokumentation, Zeiterfassung und Tätigkeitsnachweis in einer App zusammen – für begleiteten Umgang, SPFH, Erziehungsbeistandschaft und flexible Hilfen. Alles funktioniert vollständig offline, Falldaten liegen verschlüsselt auf dem eigenen Gerät.
Außendienst in der Jugendhilfe heißt: fahren, sprechen, zuhören – und hinterher alles aufschreiben. FokusFamilie verkürzt genau diese zweite Hälfte, ohne eine einzige Anforderung aufzuweichen.
Zeitmarken während des Termins, geführte Nachbereitung direkt danach, Textbausteine und Diktat statt Tippen. Die Doku ist fertig, bevor die nächste Haustür kommt.
Termin, Zeiteintrag, Kilometer und Tätigkeitsnachweis entstehen aus demselben Datensatz. Kein Übertragen in eine Tabelle, kein zweiter Kalender, kein Papierformular am Monatsende.
Tätigkeitsnachweis je Fall oder je Fachkraft, mit Kontaktanteil, Gegenzeichnung und Prüfsumme – exportierbar als PDF, XLSX oder CSV, dazu ein Rechnungsentwurf für die Abrechnung.
Keine Hersteller-Cloud, kein Pflichtkonto, kein Tracking. Wer im Team arbeiten will, betreibt den eigenen Trägerserver – und behält jeden Schlüssel, jede Datei und jedes Protokoll.
Datenschutz
FokusFamilie verarbeitet hochsensible Sozialdaten über Familien und Minderjährige. Diese vier Regeln stehen im Produkt, nicht in einer Marketingbroschüre.
Die App funktioniert zu 100 % offline. Alle Daten liegen primär auf dem Gerät – im Souterrain ohne Empfang genauso wie im Büro.
Es gibt keinen Software-Notion-Server, auf dem Falldaten liegen. Synchronisiert wird ausschließlich gegen einen Server, den der Träger selbst betreibt.
Kein Server, kein Konto und keine Verbindung sind Voraussetzung für einen Arbeitstag. Ihre Daten bleiben auf dem Gerät, bleiben lesbar und werden von uns nie gelöscht oder weggesperrt.
Wo Bequemlichkeit und Datenschutz kollidieren, gewinnt der Datenschutz: kein lesbares Feld in der Datenbank, keine Hintertür zur PIN. Mit Trägerserver setzt die Verwaltung die Sperre im Admin-Panel zurück – protokolliert statt umgangen.
Die App folgt den vier Schritten eines Hausbesuchs, statt Ihnen einen neuen Prozess aufzuzwingen.
Vor dem Termin: letzte Dokumentation, offene Vereinbarungen und aktuelle Ziele auf einem Bildschirm – dazu die eigene Vorbereitungsnotiz.
Während des Termins: Timer starten, kurze Zeitmarken für Beobachtungen, Vereinbarungen und nächste Schritte setzen, Fotos, Video-Marker oder ein Audio-Memo erfassen.
Direkt danach: vier kurze Fragen, Fahrzeit und Kilometer, optional eine Unterschrift der Familie – und der Zeiteintrag entsteht mit einem Tipp.
Aus Ihren Notizen entsteht eine saubere Dokumentation, die in der E-Akte landet und im erwarteten Format exportiert wird.
Funktionen
Acht Bereiche, eine App. Alles Folgende funktioniert ohne Internetverbindung; nur das Teilen im Team braucht den Trägerserver.
Ein Fall entsteht mit einem Alias – „Familie Nord“ oder „Fall 26-014“ – damit der Alltag pseudonym bleibt. Alles Weitere baut darauf auf.
Kalender und Aufgaben liegen auf einem Bildschirm. Überfälliges zuerst, dann Termine und Aufgaben nach Tagen gruppiert.
Tippen ist die langsamste Variante, deshalb ist es nur eine von vielen. Alles wird verschlüsselt im Fall abgelegt.
Alle Dokumente eines Falls an einem Ort – Importe, Notizen, Formulare, Berichte und Nachweise, jeweils mit belegbaren Metadaten.
Die Zeiterfassung hat einen eigenen Tab. Ein Zeiteintrag entsteht mit einem Tipp aus dem Termin – und wächst zu dem Dokument, das das Amt verlangt.
Jeder Export enthält sensible Falldaten. Deshalb fragt die App vor dem Teilen, was das Gerät verlassen darf.
Der Assistent läuft vollständig auf dem Gerät. Ihre Inhalte verlassen es nie – es gibt keinen API-Aufruf zu irgendeinem Anbieter.
Ein verlorenes Handy darf keine Datenpanne werden. Die Schutzmaßnahmen sind auf Handy, Tablet und Desktop identisch.
Mobil im Außendienst, Desktop im Büro, Uhr zwischen zwei Haustüren – überall mit denselben Daten und demselben Schutz.
Die vollständige App auf dem iPhone, gebaut für die Einhandbedienung im Termin.
Adaptive Mehrspaltenlayouts auf dem iPad und Skizzieren mit dem Apple Pencil.
Handy und Tablet, inklusive Screenshot-Schutz auf Betriebssystemebene.
Desktop-App mit Feature-Parität, Tastatursuche und .pkg-Installer für Apple Silicon und Intel.
Dieselbe Desktop-App als MSI-Installer, über das Admin-Panel verteilbar.
Nächste Termine, laufende Zeit, starten und beenden sowie Bemerkungen auf der Apple Watch – auch ohne iPhone in Reichweite. Komplikationen und Live Activity zeigen den laufenden Termin.
Self-Hosting
Teams brauchen geteilte Fälle. FokusFamilie löst das ohne Hersteller-Cloud: Der Träger betreibt eine Serverinstanz in eigener Infrastruktur, und die App synchronisiert ausschließlich gegen diese Instanz. Das Web-Admin-Panel gehört dazu.
Verschlüsselte SQLite-Datenbank, offline arbeitsfähig. Private Einträge verlassen die eigenen Geräte nie.
ASP.NET Core und PostgreSQL in Containern, hinter dem eigenen Reverse-Proxy mit eigenem TLS-Zertifikat.
Software Notion erhält niemals Falldaten. Nur die Lizenzvalidierung spricht mit einem externen Dienst – ohne Fallinhalte.
Das Panel ist Verwaltung, keine zweite Fachdokumentation. Die fachliche Arbeit bleibt in der App – Administratoren sehen keine privaten Einträge, technische Admins sehen überhaupt keine Fälle.
Benutzer, Teams, Geräte, Fälle, Sicherheitsereignisse und Speicher auf einen Blick, dazu Serverversion, Organisation und Instanz-ID.
Zwei getrennte Admin-Ebenen – technisch und fachlich – dazu feingranulare Einzelrechte. Die IT betreut die Technik, ohne je Fallinhalte zu sehen.
Geräte freigeben oder sperren, eine vergessene PIN-Sperre zurücksetzen, Re-Enrollment-Codes ausstellen. Plätze vergibt ausschließlich der Admin – kein Gerät nimmt sich selbst einen. Das Trennen eines Geräts passiert hier und nirgendwo sonst.
MFA erzwingen, App-Sperre verlangen, maximale Offline-Dauer, Sessiondauer, Sync-Intervall, Mindest-Clientversion, Geräte-Freigabe und Break-Glass-Notfallzugriff festlegen. Änderungen werden versioniert und an alle Apps verteilt.
Die Leitung korrigiert Einträge im eigenen Leitungsbereich, schließt vergangene Monate oder Jahre ab und öffnet sie mit Begründung wieder. Unterschriften erscheinen mit Prüfsummen-Anzeige – bei verändertem Bild oder Inhalt warnt das Panel.
Ein Protokoll sicherheitsrelevanter Aktionen mit Zeitpunkt, Akteur, Aktion, Ziel und Ergebnis – wer wann was getan hat, nie was in einem Fall steht.
Ein eigener Bereich für die Datenschutzbeauftragten: Auskunftsersuchen, Löschanfragen mit dokumentierter Rechtsgrundlage, Einschränkungen nach Art. 18 und Widersprüche nach Art. 21, mit Vier-Augen-Freigabe, die kleine Träger abschalten können.
Bildschirmfotos aus der laufenden App und dem Admin-Panel – mit Demonstrationsdaten, nicht mit echten Fällen.
Datenschutz
Sozialdaten über Familien und Minderjährige gehören zur sensibelsten Kategorie überhaupt. Hier steht genau, was mit ihnen passiert – in klaren Worten, mit der Technik darunter.
Jeder Datensatz wird serialisiert und vollständig mit AES-256-GCM verschlüsselt abgelegt. Lesbar bleiben nur opake Indexspalten – GUIDs, ISO-Daten, Statuswerte – damit die Datenbank ohne Entschlüsselung filtern kann. Ein automatischer Test liest die rohe Datenbankdatei und prüft, dass kein Klartext enthalten ist.
Der 256-Bit-Master-Key wird mit einem kryptographischen Zufallsgenerator erzeugt und über den Plattform-SecureStorage geschützt – iOS- und macOS-Keychain, Android-Keystore, Windows DPAPI. Unter Android ist das automatische Cloud-Backup des Schlüssels deaktiviert, damit er nie in einem Google-Backup landet.
Eine .ffbackup-Datei leitet ihren Schlüssel mit PBKDF2-HMAC-SHA256 über 310.000 Iterationen ab und verschlüsselt die Nutzdaten mit AES-256-GCM. Die Wiederherstellung validiert die ganze Datei vor dem ersten destruktiven Schritt – ein falsches Passwort hinterlässt nie halb überschriebene Daten.
In der App gibt es keine Analyse-, Tracking- oder Werbe-SDKs. Netzwerkzugriff erfolgt aus genau zwei Gründen: Synchronisation mit dem eigenen Server und Lizenzvalidierung. Sonst funkt nichts nach Hause.
Protokolle enthalten Codes und Kennungen statt Inhalten. Ein Redactor maskiert defensiv E-Mail-Adressen und Telefonnummern und kürzt Freitext. Keine Klarnamen, Notizen, Dokumentinhalte oder Adressen landen im Log – und Absturzberichte enthalten überhaupt keine Falldaten.
Löscht eine Fachkraft Daten, werden sie zunächst nur markiert. Der Träger entscheidet: behalten mit dokumentierter Rechtsgrundlage oder physisch und unwiderruflich löschen, sodass nur ein inhaltsleerer Löschnachweis bleibt.
Der Server unterstützt Zwei-Faktor-Anmeldung per TOTP und passwortlose Passkey-Anmeldung. Ein Notfallzugriff auf einen Fall außerhalb der regulären Zuweisung ist auf maximal 120 Minuten begrenzt, verlangt MFA und einen dokumentierten Grund und wird immer ins Audit geschrieben.
FokusFamilie hat mehrere Runden Sicherheits-Audit durchlaufen. Die Befunde wurden behoben und mit automatisierten Tests abgesichert – unter anderem signierte Schlüsselsätze, ein Offline-Access-Gate, ein Migrations-Ledger und ein Produktions-Build-Gate.
| Risiko | Gegenmaßnahme |
|---|---|
| Gerät verloren oder gestohlen | App-Sperre mit PIN und Biometrie, Brute-Force-Wartezeit, Feldverschlüsselung at rest |
| Jemand liest die Datenbankdatei | Alle sensiblen Felder AES-256-GCM-verschlüsselt, per Test gegen die Rohdatei verifiziert |
| Blick über die Schulter oder App-Umschalter | Screenshot-Schutz und verdeckte App-Switcher-Vorschau |
| Ein Backup wird weitergegeben | Backups mit PBKDF2 und AES-GCM verschlüsselt; ohne Passwort nicht lesbar |
| Datenabfluss über Dritt-SDKs | Keine Analyse-, Tracking- oder Werbe-SDKs; Netzwerkzugriff nur für Sync und Lizenzierung |
| Gestohlene Sync-Zugänge oder Geräte | Geräteregistrierung mit Besitznachweis, serverseitiger Widerruf, Trennen nur über das Admin-Panel |
FokusFamilie verspricht keine Prozentzahl. Die App entfernt konkrete Schritte, die jeden Tag Zeit kosten – jeden einzelnen können Sie an Ihrem eigenen Alltag prüfen.
Termin, Zeiteintrag, Kilometer und Tätigkeitsnachweis stammen aus demselben Datensatz. Die Monatstabelle entfällt.
Zeitmarken im Termin und vier geführte Fragen danach ersetzen den Abend, an dem Sie drei Hausbesuche rekonstruieren.
Formulierungskatalog und eigene Textbausteine decken die wiederkehrenden Sätze ab. Den Rest erledigt das Diktat ohne Tastatur.
Tätigkeitsnachweis je Fall oder Fachkraft, mit Soll/Haben, Kontaktanteil und Unterschriftsquote, exportiert als PDF, XLSX oder CSV – statt am Monatsende von Hand zusammengestellt.
Letzte Dokumentation, offene Vereinbarungen und aktuelle Ziele erscheinen auf einem Bildschirm, statt in drei Ordnern gesucht zu werden.
Die Vertretung übergibt einen Fall zeitlich begrenzt, mit Zugriff, der automatisch beginnt und endet. Urlaubsvertretung lässt sich Wochen vorher planen.
FokusFamilie unterstützt Fachkräfte bei Organisation und Dokumentation. Die Vorgaben des Trägers und die geltenden gesetzlichen Anforderungen bleiben maßgeblich. Die App stellt keine Diagnosen, trifft keine rechtlichen Entscheidungen und bewertet keine Personen.
Die grundlegende Falldokumentation ist kostenlos. Alles Folgende ist für die erste öffentliche Version geplant; die endgültigen Preise werden vor dem Early Access veröffentlicht.
Zum Einstieg
Für einzelne Fachkräfte
Für Träger und Teams
Jede Edition behält dieselben Zusagen: keine Hersteller-Cloud, kein Tracking und vollständiger Offline-Betrieb. Eine kostenpflichtige Lizenz muss nur von Zeit zu Zeit online bestätigt werden – Erinnerungen beginnen ab Tag drei, ab Tag zehn verlangt die App die Validierung. Ihre Daten bleiben dabei unangetastet.
App, Desktop-App, Self-Hosted-Server mit Admin-Panel und Lizenzserver sind gebaut und laufen. Offen ist der öffentliche Rollout.
Version 1.0.0 auf iOS, iPadOS, Android, macOS und Windows, mit Apple Watch, Server, Admin-Panel und Lizenzierung. Mehrere Runden Sicherheits-Audit sind abgeschlossen.
Erste öffentliche Version in den App-Stores, zusammen mit dem Serverpaket für Träger, die eine eigene Instanz betreiben wollen.
Allgemeine Verfügbarkeit, nachdem das Feedback aus dem Early Access eingearbeitet ist.
Diese Termine sind eine Planungsschätzung auf Basis des aktuellen Entwicklungsstands, keine Zusage. Sie können sich verschieben.
Anleitungen
Die vollständige Dokumentation ist für Menschen geschrieben, nicht für Systemadministratoren. Alles lässt sich herunterladen, ausdrucken und im Träger weitergeben.
Alles für Fachkräfte auf Handy und Tablet: Einrichtung, Fälle, Planung, Dokumentation, E-Akte, Zeiterfassung, Export, Backup und App-Sperre.
PDF herunterladen PDF · DeutschDie Desktop-App im Detail: Installation, Tastenkürzel, Dokumentations-Editor, Zeiterfassung und die Unterschiede zur Mobil-App.
PDF herunterladen PDF · DeutschRollen und Rechte, Benutzer, QR-Einrichtung, MFA, Teams, Geräte, Richtlinien, verwaltete Einstellungen, Tätigkeitsnachweise, Audit und der DSGVO-Bereich.
PDF herunterladen PDF · DeutschFür Ihre IT-Abteilung: Container-Stack, Datenbankrollen, Reverse-Proxy, Zertifikate, Backup und Restore, Updates, Monitoring und das Sicherheitsmodell.
PDF herunterladen PDF · DeutschNein. Der Server ist optional. Ohne ihn arbeitet jede Fachkraft vollständig lokal auf dem eigenen Gerät. Einen Server brauchen Sie nur, wenn Fälle im Team geteilt werden sollen oder der Träger zentral verwalten möchte.
Primär verschlüsselt auf dem Gerät. Betreiben Sie einen Server, liegen geteilte Inhalte zusätzlich in Ihrer eigenen PostgreSQL-Datenbank auf Ihrer eigenen Infrastruktur. Software Notion erhält niemals Falldaten.
Technische Administratoren sehen überhaupt keine Fälle und keine Termine. Fach-Administratoren sehen Fallinhalte in ihrem Verantwortungsbereich, aber nie Einträge, die eine Fachkraft als privat markiert hat. Wer den Server betreibt, hat natürlich Datenbankzugriff – eine ehrliche Grenze jedes selbst gehosteten Systems.
Nichts ändert sich. Alles funktioniert offline, und die Synchronisation holt automatisch nach, sobald eine Verbindung besteht. Eine kostenpflichtige Lizenz muss nur alle paar Tage ins Internet.
Die Verwaltung legt das Konto im Panel an und erzeugt einen zeitlich begrenzten Einmal-QR-Code. Die Fachkraft scannt ihn in der App, meldet sich an, und das Gerät wartet auf Freigabe, wenn die Richtlinie das verlangt.
Nein, bewusst nicht. Das Trennen passiert ausschließlich im Admin-Panel. So kann sich kein Gerät still aus der zentralen Verwaltung entfernen.
Nein. Das Modell läuft auf dem Gerät. Es gibt keinen API-Aufruf zu irgendeinem KI-Anbieter, und der Assistent ist standardmäßig aus.
Fälle entstehen in der App oder im Panel; Dokumente lassen sich in die E-Akte importieren und werden durch Texterkennung durchsuchbar. Vorlagen, Export-Profile und Textbausteine pflegen Sie zentral, damit alle mit derselben Basis starten.
App, Desktop-App und Admin-Panel gibt es in Deutsch, Englisch, Spanisch und Französisch.
Der Server läuft auf bescheidener Hardware – eine kleine virtuelle Maschine mit Docker reicht für einen typischen Träger. Lizenziert wird pro Platz; nennen Sie uns im Formular unten Ihre Teamgröße, dann bekommen Sie eine konkrete Zahl.
Kontakt
Sie sind Träger, Jugendamt oder Team und möchten das Admin-Panel und eine eigene Serverinstanz betreiben? Schreiben Sie uns – Sie erhalten die technischen Voraussetzungen, die Preise pro Platz und einen möglichen Zeitplan zurück.
Lieber per E-Mail? Schreiben Sie an info@software-notion.de – bitte nennen Sie FokusFamilie im Betreff.
Sagen Sie uns, wie viele Fachkräfte Sie haben und ob Sie selbst hosten möchten. Sie bekommen eine konkrete Antwort, keinen Verkaufstrichter.
Instanz für den Träger anfragenFokusFamilie ist ein Produkt von Software Notion. Die App unterstützt Fachkräfte bei Organisation und Dokumentation und ersetzt weder fachliche Einschätzung noch Rechtsberatung oder die Vorgaben Ihres Trägers.